Document Management Road Map

Basic Data for creating EDM

در ابتدا نياز است تا اطلاعات پايه در فرم Document Basic  درج گردد. از مهم ترين و پايه اي ترين مواردي كه جهت تهيه مستندات الكترونيكي نياز است تا در فرم مربوطه درج نماييم، ميتوان به موارد زير اشاره كرد.

تعريف اطلاعات پايه

• تعريف Document Class: اين اطلاعات جهت تعريف دسته بندي مستندات موجود در هر سازمان بايستي تعريف گردد. اين مورد از پايه اي ترين اطلاعات بوده كه در ادامه ساير خصايص مستندات به اين دسته بندي ها لينك خواهد شد.
• تعريف فرمت هاي مورد استفاده جهت پوشش تمامي فرمت فايل ها
• تعريف Person Group، در اين بخش ميتوان افرادي كه بايستي صحت مستندات را بررسي، تاييد و يا رد نمايند را در دسته هاي مختلف تعريف نماييم. از ماحصل اين مهم ميتوان در بكارگيري اين گروه ها در تعريف Approver ها استفاده نمود.
• تعريف Approverها، با تعيين گروه هاي تعيين كننده ميتوان اين افراد را با توجه به دسته بندي هر گروه از مستندات به آنها تخصيص داد.
• Number counting، از اين ويژگي براي تعيين شماره هاي مستندات ميتوان استفاده كرد وچگونگي ايجاد شماره گذاري مستندات را معين نمود.
• Booking List، از اين ويژگي ميتوان براي رزرو شماره هاي مستندات استفاده نمود. به اين صورت كه ميتوان به عنوان مثال 10 شماره متوالي را براي مستنداتي كه در آينده بايستي ايجاد شوند و بايد شماره آنها از پيش تعيين شده باشد، با كمك اين قابليت رزرو نمود.
• History Setting، در اين قسمت ميتوان مشخص نمود كه تاريخچه چه فعاليت هايي در صفحه مستندات ثبت گردد.
• Document Default Value، در اين بخش ميتوان وضعيت پيش فرض فيلدهاي موجود در صفحه مستندات را مشخص نمود.
• Access Template، در اين قسمت گروهايي كه براي دسته هاي مختلف مستندات، امكان دسترسي به آن دسته از مستندات ايجاد شده است، را تعريف ميكنيم.

• Quick Object connect، از طريق اين بخش ميتوان مشخص نمود كه كدام يك از فرم هاي موجود در IFS به مستندات دسترسي داشته باشند و امكان ضميمه كردن مستندات مربوط به اين فرم ها وجود داشته باشد.

پس از تعريف اطلاعات پايه، به ساير مراحل ايجاد مستندات الكترونيك در نرم افزار IFS اشاره خواهد شد.

تعريف قوانين و اطلاعات پايه براي هر يك از دسته بندي ها در فرم Document Class Management

تعريف ابتدايي مستندات در فرم Document Title

تكميل اطلاعات مستندات و ضميمه كردن مستند/مستندات در فرم Document Revision

پس از تكميل اطلاعات مستندات، نظير تعيين Object هاي وابسته به مستند، تعيين دسترسي ها، گروه هاي تاييد كننده و... با Check in  كردن ميتوان مستند مربوطه را ضميمه نمود.

نكته) برخي از مستندات ميتوانند بعنوان يك مستند Parent تعريف شده و چندين مستند زير مجموعه داشته باشند كه اين مهم با انتخاب گزينه Structure تعريف شده و سپس در تب هاي Consist Of و Where Used مستندات زيرمجموعه و بالادستي مشخص مي گردند.

پس از ضميمه كردن مستند/مستندات و تعريف Approver ها، بايستي مستند/مستندات توسط افراد مشخص شده بررسي، تاييد و يا رد شوند.

جهت بررسي و تاييد/رد مستندات دو سناريو زير وجود دارد.

نكته) پيش از ارجاع مستندات جهت بررسي، بايستي دسترسي هاي مورد نياز جهت مشاهده و يا Edit به افراد زيرربط داده شود.

Check In

تغيير وضعيت مستند

جهت تغيير مستندات بايستي مستند در ابتدا Check Out شده و پس از تغيير مستند مجدد آنرا Check In نماييم.